Aus dem Büroalltag: Steigerung der Effektivität am Arbeitsplatz

Wer ein Home Office sein Eigen nennt oder in einem Unternehmen einen Schreibtisch besetzen darf, der kennt sich sicherlich mit den Problemen des alltäglich stattfindenden Zettelkriegs aus. Oft sind Ablagen das Mittel der Wahl. Doch diese stapeln sich je nach Sortierungssystem immer mehr, sie füllen sich und ab und an flattert dann auch mal ein Brief oder ein anderes Dokument heraus. Außerdem sind Ablagen für sensible und halbprivate bis private Schreiben eher unbrauchbar, da diese offen einsehbar sind. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass zur besseren Sortierung – auch in der Schublade oder in einem Multifunktionswagen – Aktenmappen und Sammelmappen sehr gut geeignet sind.

Sortierung und Schutz vor äußeren Einflüssen

Notizbuch und StiftSammelmappen, Aktentaschen aus Kunststoff, Dokumententaschen und dergleichen sind optimal, wenn man vor allem lose Dokumente oder mehrere Dokumentensammlungen aufbewahren möchte. Muss man dem Chef beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich Dokumente zur Gegenzeichnung vorlegen, dann kann man diese entsprechend sammeln und ordnen. Weiterhin ist es möglich die Dringlichkeit der Dokumente bzw. deren thematische Zuordnung durch die Farben der Sammelmappen kenntlich zu machen. Es gibt auch Dokumententaschen, die man abheften und damit in einen Ordner einbringen kann. So lassen sich Anhänge oder nachgereichte Papiere immer passend zuordnen. Es gibt bei dieser Art von Bürohelfern eine riesige Auswahl zu entdecken.

Wie kann man Sammelmappen im Großraumbüro einsetzen?

Für den Einsatz in einem Großraumbüro oder während Umbauarbeiten, bei denen improvisiert aber Ordnung gehalten werden muss, eignen sich Mappenwagen sehr gut zur Aufbewahrung und zum Transport der einzelnen Dokumentensammlungen. Zudem verfügen einige Multifunktionswagen für Büros über Fächer für Ordner und Taschen. Gerade auch beim Austausch der einzelnen Mappen und Inhalte ist mir in Büros mit mehreren Mitarbeitern aufgefallen, dass sich solche Wagen echt bewähren können. Es gibt sie außerdem für Hängeakten und alle möglichen anderen Produkte, die im Büro Einsatz finden. Im Home Office sind sie überdies ganz praktisch, da man keine Wand mit einem Aktenschrank zustellen muss.

Weitere Erfahrungen aus dem Büro: Ordnung ist nicht schlecht

TischEinige Leute, die ihren Arbeitstag an einem Schreibtisch verbringen, lieben ihr kleines, kreatives Chaos aus Kugelschreibern, Fotos der Familie oder der Haustiere, Tackern und Lochern, Akten, dem Telefon, der Tastatur und dergleichen mehr. Andere wiederum wollen sich nicht ablenken lassen sowie nicht nach diesem oder jenem Utensil suchen müssen, wenn sie es brauchen. Zu dieser Gruppe gehöre ich auch. Meine Schreibtischoberfläche ist fast vollkommen leer, sodass Briefe, Akten oder Ordner schnell abgelegt und geöffnet werden können. Ich muss also nicht erst Platz für sie schaffen. In den Schiebern und Fächern des Schreibtischs sind zudem alle Hilfsmittel vom Kugelschreiber bis zum Locher geordnet, sodass die Bearbeitung der Papiere schnell von statten gehen kann.

Fazit zur Effektivitätssteigerung im Büro

Egal welche Art von Büro: eine gewisse Ordnung ist immer gut. Wo ist diese Akte und wo befindet sich jener Vordruck? Mit den richtigen Hilfsmitteln hat man schnell die Antwort. Durch persönliche Ordnung steigert man zudem den Workflow. In einem Großraumbüro kann – so man nicht ständig Rücksprache halten oder telefonieren muss – Musik beim Arbeiten helfen.

Tipp

Vor einiger Zeit habe ich geschrieben, wie man zu Hause eigene Dokumente (Rechnungen, Verträge und etc.) in digitale Form umwandelt und in der Cloud sicher aufbewahrt.

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