Paperless Life mit ScanSnap und Dropbox

Da mir meine Unterlagen (Dokumente, Briefe, Rechnungen, Quittungen usw.) langsam zu viel geworden sind und ich kein Freund von Ordnern bin, musste eine neue Lösung her. Nach längeren Recherchen im Internet war ich mir einig, dass es ein ScanSnap wird. Die Scanner von Fujitsu sind zwar im Vergleich zu vielen anderen Scannern auf dem Markt viel teurer, aber dafür kriegt man auch was für sein Geld.

Der Scanner wird bei mir nur für private Zwecke eingesetzt, somit reicht der ScanSnap 1300i für mich vollkommen aus.

Wie man es von Amazon gewohnt ist, war der Scanner am nächsten Tag bei mir. Es liegt ein Netzteil, 2x USB-Kabel, Anleitung und mehrere CD’s mit Software der Verpackung bei. Wer keine Steckdose frei hat kann den Scanner auch mit 2x USB Ports betreiben. Da ich aber an meinem iMac nur einen USB-Anschluss belegen wollte, habe ich den Scanner auch mit dem Netzteil an der Steckdose angeschlossen. Auf der CD sind mehr als 10 Programme, die ich nicht benötigt habe. Ich habe nur den ScanSnap Manager installiert, womit man den Scanner konfiguriert und ScanProfile einrichten kann.

Die Profile sind für den täglichen Workflow am wichtigsten. Hier kann man ganz genau einstellen, was nach dem Scanvorgang passieren soll. Einstellungsmöglichkeiten sind Qualität des Scan’s, Farbe oder Schwarz-weiß, Dateiformat, Anwendung die geöffnet werden soll, ein- oder zweiseitig, Speicherort.

ScanSnap1300i#3

Viele Nutzer verwenden für die Archivierung oder Verwaltung der Scan’s eine extra Software wie z.B. DevonThink Pro Office oder Evernote. Ich habe beide Programme ausprobiert und konnte mich damit nicht anfreunden. Über DevonThink liesst man nur Gutes. Es handelt sich hierbei um eine absolute Profisoftware für diesen Bereich. DevonThink legt genau wie iTunes eine Datenbank an (eine Datei), wo alle Inhalte, Scans, Notizen gespeichert werden, damit ist man sehr unflexibel was Backup’s oder Online-Anbindung betrifft. Evernote fand ich interessant, weil alles online gespeichert wird und man somit Zugriff von überall hat (auch am iPhone und iPad) und man sich keinerlei Gedanken um Backups machen brauch. Letzen Endes habe ich mich nach ausprobieren von DevonThink und Evernote, doch für die einfachste Lösung entschieden. Der ganz normale Ordner am Mac 🙂 dieser Ordner liegt bei mir in der Dropbox und heisst „Dokumente“. Ich möchte einfach auf keine Software angewiesen sein und die Sortierung mit Ordnern und Dateinamen gefällt mir am besten. Ich habe mich mittlerweile gut an diese Lösung gewöhnt. Mit dem Finder kann ich schnell Dokumente in die passenden Ordner schieben und mit Shortcut’s wie z.B. Enter-Taste (Dateinamen ändern) und Leertaste (Vorschau der Datei) kann ich sehr schnell meine Dokumente verwalten und anschauen/drucken. Warum Dropbox? Ich brauche mir keine Sorgen um Backups zu machen und ich habe auf allen meinen Geräten Zugriff auf meine Dokumente (iMac, MacBook, iPad, iPhone und natürlich über jeden Webbrowser auf dropbox.com).

Die Sortierung

Jeder Mensch hat unterschiedliche Unterlagen, Briefe, Verträge usw. trotzdem werde ich auf meine Sortierung eingehen um dem ein oder anderen eine Inspiration für seine Ordnerstruktur zu geben 🙂 Ich habe mir Anfangs eine Ordnerstruktur angelegt und im Laufe der Zeit wurde diese immer wieder angepasst.

Eingang
Arbeit
Arbeitsvertag/Änderungen
Arbeitszeugnisse
Gehaltsabrechnungen
— 2012
— 2013
Lohnsteuerbescheinigungen
Sozialversicherung
Steuerbescheide
Arbeit Frau
Arbeitsvertag/Änderungen
Arbeitszeugnisse
Gehaltsabrechnungen
— 2012
— 2013
Lohnsteuerbescheinigungen
Sozialversicherung
Steuerbescheide
Haushalt
GEZ
Huk24
McFit
METRO
N-ERGIE
NEFtv
Nespresso
Sparkasse Nürnberg
— Bausparvertrag LBS
— Darlehen
— Kreditkartenabrechnungen / VISA
Techem
VHV
Vodafone
— Verträge
— Rechnungen
—- 2009
—- 2010
—- 2011
—- 2012
—- 2013
Kassenzettel / Garantie
Baumarkt
Freizeit / Mode
Möbel / Wohnungsausstattung
Software
Technik
KFZ
Audi
— KFZ-Steuer
— KFZ-Versicherung
— Wartung
BMW
— KFZ-Steuer
— KFZ-Versicherung
— Wartung
sonstige Post
Versandbelege
wichtige Dokumente
Eigentumswohnung
Gewerbe
Ummeldungen

Mit diesen Ordnern kriege ich alle meine Dokumente unter. Zusätzlich habe ich mir im Finder einzelne Ordner farblich markiert:
Finder Mac farblich

ScanSnap Profile

für einen schnellen Workflow ist es wichtig, dass man sich Profile anlegt. Ich habe folgende Profile:
Profile ScanSnap Manager

einseitig
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig) + Haken bei „Scanvorgang nach aktuellem Scan fortsetzen“ setzen
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF + in durchsuchbare PDF konvertieren
Speicherort: Dropbox -> Dokumente -> Eingang
Anwendung: keine
Scanmodus: 600dpi

zweiseitig
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Duplex Scan (doppelseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF + in durchsuchbare PDF konvertieren
Speicherort: Dropbox -> Dokumente -> Eingang
Anwendung: keine
Scanmodus: 600dpi

einseitig / Einzelblätter
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF + in durchsuchbare PDF konvertieren + Optionen: Seitenzahl die für neue PDF’s erstellt werden soll: 1. (siehe Screenshot)
Speicherort: Dropbox -> Dokumente -> Eingang
Anwendung: keine
Scanmodus: 600dpi
Bildschirmfoto 2014-08-26 um 10.00.43

Foto
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: JPEG
Speicherort: Dropbox -> Dokumente -> Eingang
Anwendung: keine
Scanmodus: Hervorragend 1200dpi

Man kann vom ScanSnap erkennen lassen, ob es einseitig oder zweiseitig ist, aber bei manchen Unterlagen ist auf der Rückseite nur etwas unwichtiges. Das möchte ich nicht unbedingt mitscannen. Profil einseitig verwende ich für 90% der Unterlagen. Hier wird automatisch erkannt ob es mehrere Blätter sind z.B. ein 3-Seiten Dokument wird in einer PDF gespeichert. Wenn ich allerdings 10 Dokumente habe, die alle einseitig sind und nicht zusammen gehören, lege ich trotzdem alle auf einmal in den ScanSnap und wähle das Profil einseitig / Einzelblätter, dann speichert der ScanSnap mir jedes Blatt in eine einzelne PDF. Für Dokumente/Briefe die auf beiden Seiten bedruckt sind verwende ich das Profil zweiseitig. Wenn ich alte Foto’s scannen möchte wähle ich das Profil Foto.

Ihr könnt natürlich eure eigenen Profile erstellen mit den Einstellungen, die ihr benötigt.

Der Workflow

Ich habe neben meinem Schreibtisch ein kleines Fach. Das ist der einzige Platz bei mir in der Wohnung, in dem Papiere/Briefe/andere Dokumente rumliegen. Wenn ich einen Brief erhalte, öffne ich diesen sofort und entscheide -> wegschmeissen oder scannen? wenn ich mich für scannen entscheide, lege ich den Brief in mein Fach. Wenn ich das nächste mal am iMac bin und Zeit habe, klappe ich meinen ScanSnap auf, schaue vorher ob die Dokumente ein- oder zweiseitig sind -> wähle das passende Profil und drücke auf die Scan-Taste. 2 Sekunden später liegt eine perfekte PDF in meinem Ordner Eingang. Der Brief landet sofort im Papierkorb. Dann benenne ich die Datei um und verschiebe sie in den passenden Ordner. Es kam auch oft schon vor, dass ich eigtl. nur die Briefe im Fach loswerden wollte und diese nur schnell gescannt habe und die Sortierung (umbenennen & verschieben) erst ein paar Tage später gemacht habe. Mit diesem Workflow komme ich super klar, es ist kein großer Aufwand die Unterlagen zu archivieren und ich habe mehr Platz in meiner Wohnung.

Wenn ich ein Dokument benötige, habe ich es immer und überall dabei. Es kam schon so oft vor, dass ich von unterwegs oder von der Arbeit mal schnell ein Telefonat mit einem Anbieter oder Amt erledigen musste und dabei eine Kundennummer oder Vertragsnummer benötigte. Nichts leichter als das. Während dem Telefonat die Dropbox App geöffnet, passendes Dokument aufgemacht und Kundennummer durchgegeben 🙂

Natürlich könnt ihr auch Spotlight am Mac verwenden um Dateien / Dokumente zu finden. Der ScanSnap wandelt jedes Dokument in durchsuchbare PDF’s um. Wenn ich z.B. eine Rechnung von Vodafone scanne und im Anschluss bei Spotlight „Rechnung Vodafone“ eingebe, wird diese sofort gefunden, da in der Rechnung die Wörter „Rechnung“ und „Vodafone“ vorhanden sind.

Ich habe mittlerweile schon über 1000 Dokumente / Kassenzettel / Briefe gescannt und bisher nie Probleme gehabt. Ich hätte es nie für möglich gehalten, dass so ein kleiner Scanner so gute Arbeit leistet. Mein Artikel ist nur eine Möglichkeit von vielen. Ein Kumpel der auch mit ScanSnap seine kompletten Dokumente scannt, schwört auf DevonThink Pro Office. Als Datensicherung verwendet er Time Machine als erstes Backup und als zweites Backup einen Amazon S3 Account. Somit sind seine Daten auch gesichert, falls sein MacBook und die externe Festplatte kaputt gehen.

Ich freue mich über jedes Kommentar und natürlich über weitere Ideen & Möglichkeiten von Euch.

11 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Hi,

    ich habe auch einige Programme bzgl. Dokumentenablage unter OS X getestet. Für mich ist Paperless am besten geeignet: https://www.marinersoftware.com/products/paperless/

    Man kann sich damit Ordner und Smart Ordner anlegen (wie bei iTunes), eigene Beschriftungen erstellen, kommt an die PDFs in der DB ohne Probleme dran, falls diese mal korrupt sein sollte und Unterstützung für deinen Scanner ist auch vorhanden. Das Programm kann auch im Mac App Store erworben werden. Eine Demoversion gibts auch. Alle paar Wochen gibt es Sonderaktionen, wo es günstiger zu erwerben ist.
    Ein Test ist es allemal wert!

    • Hallo Martin,

      kannst du auf die Regeln noch etwas genauer eingehen, die du in Hazel gepflegt hast?
      2, 3 Beispiele wären hilfreich, da ich grade anfange, mein Büro papierlos zu machen.

      Danke!

  2. Ich kann mich immer noch nicht mit einer Software anfreunden. Die normale Verwaltung in Ordnern gefällt mir immer noch am besten. Allerdings werde ich von Dropbox auf einen eigenen Synology-Server umsteigen. Dazu aber bald mehr 🙂

  3. Danke für die Infos!
    Bei mir läuft es ähnlich und mangels einer mich vollends begeisternden Software lege ich die Dateien auch schlicht in Ordnern ab. Wichtig ist mir eine einheitliche Dateinebennung („yyyymmdd – thema – unterthema.pdf“). Da es immer wieder Dokumente gibt die ich im Original behalten möchte, bekommen sie vor dem Scannen einen Paginierstempel aufgepappt und werden dann unabhängig vom Inhalt in einen Ordner geheftet. Voller Ordner kommt in den Keller.
    Hattest Du schon mal das Problem mit Quittungen o.ä. dass Du das Original noch hättest behalten müssen?
    Nutzt Du OCR?

    • Der ScanSnap Manager macht bei mir direkt nach dem scannen eine Texterkennung (OCR). Direkt nach dem scannen kommt das original in den Aktenvernichter 🙂

      Nein, bisher bin ich immer mit einer Kopie der Rechnung / Quittung klar gekommen.

  4. Ach, und Dropbox trau ich irgendwie nicht meine wichtigen persönlichen Daten an. Wäre echt cool, von unterwegs drauf zuzugreifen, aber da geht mir die Datensicherheit etwas vor.

    • Ich nutze mittlerweile einen Synology NAS Server. Bin sehr zufrieden. Die App DS Cloud von Synology funktioniert genau wie Dropbox. Jede Änderung / Neue Datei / gelöschte Datei wird direkt synchronisiert. Das schöne ist allerdings, dass alles auf dem eigenen Server liegt 🙂

  5. Pingback: Paperless Life -4ern

  6. Moin
    so will ich es auch machen. Spannend jetzt noch die Frage:
    Was muss ich als Papier aufheben? Was reicht, wenn es eingescannt vorliegt?
    Oder mit anderen Worten: Wie oft brauche ich den Paginierstempel und für welche Dokumente?
    Danke!
    Rolf

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.